Memahami Just In Time (JIT)

Sejak digunakan pertama kali oleh Toyota, berapa banyak manufacture indonesia yang telah menerapkannya dalam Line proses telah menikmati hasilnya ? Jika perusahaan anda menjadi salah satu yang berhasil saya ucapkan selamat, bagi yang belum juga menikmatinya, teruslah bekerja keras untuk mewujudkannya.

Eit, tunggu dulu, apakah anda memiliki tools  untuk mengukur performance manufacturing proses, misal balance score card, KPI (Key performance Report), MBO ( Management By objective ) dan sebagainya. Jika perusahaan anda masih belum memiliki sistem pengukuran kinerja seperti yang saya sebut diatas mungkin anda bisa bilang, lho departemen produksi saya punya target koq, ware house dan marketing juga, qc juga ada koq. Atau anda bisa bilang, kan ada Laporan Income Statement kia kan bisa intip performance perusahaan dari sana ? Neraca juga bisa kan, saya bisa lihat Likuiditas perusahaan, Rasio Hutang, ROI, ROA, dan banyak lagi, Jadi buat apa perusahaan memiliki sistem pengukuran kinerja seperti itu, terlalu rumit dan banyak kerjaan administratifnya.

Ok,ok … anda tidak perlu emosi, jika sudah memilikinya, ya sudah...saya hanya ingin memastikan bahwa perusahaan anda memiliki  tools sebagai Performance Indicator.

Saya tidak akan berbicara panjang lebar mengenai si “indicator” ini, kembali ke topik …Just In Time atau biasa disingkat JIT , mengapa implementasi JIT belum bisa mendorong performance perusahaan, jika kita masukkan angka-angka dari Departemen Akunting/Finance, kelihatan tuh … lho koq profit perusahaan gak  ada trend naik ???? Saya hanya bisa katakan … Team anda mungkin tidak tepat menafsirkan dan menerapkan sistem ini.

FILOSOFI DAN DEFINISI JUST IN TIME

Ide dasar JIT sangat sederhana, yaitu berproduksi hanya ada permintaan ( pull system) atau dengan kata lain hanya memproduksi sesuatu yang diminta, pada saat diminta, dan hanya sebesar jumlah yang diminta.

Prinsip dasar JIT  adalah meningkatkan kemampuan perusahaan secara terus menerus untuk merespon perubahan dengan meminimalisasi pemborosan. Ada 4 aspek pokok dalam konsep JIT, yaitu :

1. Menghilangkan semua aktivitas atau sumber-sumber yang tidak memberi nilai tambah terhadap produk atau jasa.

2. Komitmen terhadap kualitas

3. Mendorong perbaikan berkesinambungan

4. Memberikan tekanan / focus pada penyederhanaan aktivitas dan peningkatan visibilitas aktivitas yang dapat memberikan nilai tambah.

MENGAPA  DIPERLUKAN JUST IN TIME

Sebelumnya silahkan anda perhatikan gambar dibawah, yaitu contoh aplikasi Troughtput Time, yaitu tools untuk membaca interval waktu ( dalam hari ) dari dimulainya proses produksi awal hingga akhir, dan dideliver ke customer.

Throughtput Time Tabel

Mari kita sederhanakan pemahaman JIT dari Gambar diatas. Throughtput time terdiri dari :

1. Proses, yaitu waktu sebenarnya yang dibutuhkan untuk proses pengerjaan produk, berdasarkan gambar diatas, waktu proses yang diperlukan dari bagian A hingga C  adalah 3 hari.

2. Inspeksi, yaitu waktu yang diperlukan untuk melakukan  cek quality pada setiap bagian proses, mulai kedatangan raw material hingga proses akhir.Dalam contoh diatas, total waktu yang diperlukan untuk inspeksi adalah 2 hari.

3. Moving Product, yaitu waktu yang diperlukan untuk memindahkan produk dari satu bagian ke bagian lain, Total waktu berdasarkan gambar diatas adalah 0.45 hari

4. waktu tunggu, yaitu waktu dimana  produk menunggu proses berikutnya, dalam gambar diatas Idle Time sebesar 0.2 hari

5. Waktu simpan, yaitu waktu untuk penyimpanan, bisa berupa penyimpanan raw material di ware house, maupun waktu simpan sebelum dikirim ke Customer. Total waktu simpan pada contoh diatas yaitu 8 hari.

Saya harap anda mulai merasakan jawaban, mengapa kita memerlukan Just In Time. Kembali ke 5 elemen diatas, sebenarnya hanya elemen pertama ( proses ) yang sungguh-sungguh merupakan produksi aktual dari suatu produk. Elemen inilah yang memiliki nilai tambah (value added ), sedang keempat elemen yang lain tidak memiliki nilai tambah ( non value added ).

Filosofi Just In Time mengidentifikasi penyebab non value added time dan meminimalkannya hingga ke level nol. Kembali ke Gambar diatas, Value added time yaitu 3 hari, sedang Non Value Added yaitu 10.65 hari. Total Throughout time 13.65 hari. Berdasarkan data ini, aktivitas yang memberikan value added ternyata sebesar 22 %. Melihat data ini, saya teringat dengan 80/20 Management ( Aturan Pareto ), kurang lebih isinya,” Manajemen 80/20 didasarkan pada aturan pareto, bahwa 20% upaya akan mencapai 80% hasil.” Menyimak aturan Pareto ini, ternyata dengan memusatkan faktor 20%, bsia memberikan kontribusi yang besar pada kinerja proses keseluruhan. Kembali ke filosofi Just In Time, Non Value Added Activity merupakan waste time. Untuk itu ,” MINIMALKAN!”.

Tampak sederhana bukan, tapi percayalah jika tidak memiliki strategi yang tepat dan komitmen perbaikan berkesinambungan sangat kurang, selama 20 tahun anda terapkan JIT, saya jamin perusahaan tidak akan mendapatkan hasil yang optimal.

Untuk mendalaminya, mari kita lihat satu persatu.

MINIMALKAN WAKTU INSPEKSI

Tahapan inspeksi ada disetiap stasiun kerja. Proses ini merupakan aktivitas wajib dalam manufacturing. Mulai dari Gudang Penerimaan material, Prosesing, hingga Area Pengiriman. Pada dasarnya aktivitas inspeksi bertujuan untuk memastikan  material atau produk berada dalam standar quality. Bisa melalui cek visual dan  cek dengan alat bantu ( timbangan, alat uji tarik, mesin cek warna/CCM,Counter, dll ).

Dari  sudut pandang internal perusahaan, minimalisir waktu inspeksi bisa diperoleh dengan :

1.  Perbaikan Metode Inspeksi

2. Peningkatan kompetensi petugas inspeksi

3. Penggunaan Teknologi dalam  aktivitas inspeksi

Mengapa saya sebut ketiga hal diatas merupakan aspek internal ? Karena aktivitas-aktivitas ini menggunakan resources perusahaan itu sendiri. Fokus pada ketiga hal ini akan memberikan dampak yang  luar biasa. Untuk point ke-3, yaitu penggunaan teknologi, perusahaan harus selalu update teknologi terbaru yang ada di pasaran. Karena teknologi terbaru didapat dari penyempurnaan alat sebelumnya. Misal, jika anda berpikir timbangan digital adalah alat tercanggih, anda keliru, karena anda masih memerlukan petugas untuk mencatatdidepan display timbangan. Tapi jika timbangan anda sudah terkoneksi dengan database sistem warehouse, sehingga data saat timbang langsung masuk dalam data base sistem IT,  baru yang seperti ini bisa dikatakan canggih.

Misal  inspeksi saat diproses produksi. Ini hipotesa saya, jika aktivitas inspeksi dilakukan secara manual, biasanya  output inspeksi berbanding terbalik dengan hasil produksi. Dengan istilah lain, jika inspeksi dilakukan secara manual, maka semakin tinggi quality produk yang diharapkan, semakin rendah output hasil produksinya. Tidak ada jalan lain, manufacturing anda harus diupgrade teknologi inspeksinya. “Sensor” terkadang menjadi solusinya. Untuk itu, rajinlah untuk update teknologi sensor yang anda ketahui, misal dengan mengunjungi pameran-pameran terknologi manufacture.

Sensor biasanya bekerja dengan prinsip input signal "1" dan "0", untuk beberapa case tentunya sudah tdiak memadai lagi, misal anda memproduksi resleting, bagaimana anda memastikan kepala resleting (slider) tidak tercampur dengan item lainnya ? Sensor kamera solusinya. Produk pertama/memenuhi standar di foto dan disimpan dalam database. Setiap ada produk yang memiliki perbedaan dimensi, logo, dll akan terdeteksi. 

Aplikasi Sensor Camera

Satu lagi contoh terkait dengan teknologi inspeksi yaitu metal detektor. Pada umumnya metal detektor menggunakan prinsip kerja keseimbangan gelombang elektromagnetik, jika ada benda  ( Ferro/non Ferro ) yang melintas akan, mengganggu keseimbangannya, signal gangguan ini akan terbaca sebagai input signal detektornya, tapi penggunaan mesin jenis ini harus benar-benar dengan perlakuan khusus, karena rentan pada ketidak seimbangan tegangan listrik, alat-alat listrik disekitarnya yag juga menimbulkan gelombang elektromagnetik, tingkat kelembaban/humidity. Jika anda pernah alami hal ini, misal mesin mendeteksi logam padahal aktualnya belum dilewati object apapun, atau pembacaannya yang tidak akurat. Untuk di Industri Makanan ini hal yang Major. Coba dipertimbangakan dengan menggunakan mesin yang lebih tinggi teknologinya, yaitu mesin yg menggunakan prinsip kerja Sinar X (seperti yang digunakan dibandara ), yaitu mendeteksi partikel dengan menggunakan inputan secara visual.

X ray metal Detector, Link : http://www.directindustry.com/prod/safeline-mettler-toledo/combined-solutions-x-ray-inspection-devices-and-checkweighers-15029-601957.html

Apakah semua aktivitas internal ini cukup ? saya menjawabnya tidak, faktor material harus diperhitungkan. Artinya perusahaan harus memastikan semua pemasok / suplier bahan baku memberikan material yang memenuhi standard. Beberapa test laboratorium biasanya diambil secara sampling, pada prinsipnya masih ada faktor error. Saya tidak bicara quantity, saya pernah bekerja di industri plastik, material pewarna / pigmen yang prosentase quantitynya dibawah 10% total quantity, bisa mempengaruhi hasil akhir produk. Perusahaan harus mengelola dengan baik stakeholder yang bernama Suplier. Pemahaman yang sama terhadap standar quality yang diharapkan mutlak dibutuhkan. Inilah yang dilakukan oleh industri otomotif pada khusunya, dan manufacturing Jepang pada umumnya.

MINIMALKAN MOVING TIME

Ide pertama yang terlintas dikepala saya yaitu Lay out ! Apakah anda punya ide yang sama? Temukan design Lay Out terbaik untuk manufacturing anda. Hilangkan mindset, merubah lay out adalah solusi ekstrem. Malah sebaliknya, merubah layout merupakan solusi yang termudah denan hasil yang bisa langsung terlihat. Jika tidak dicoba kita tidak akan tahu seberapa jauh efeknya. Jarak yang tidak ideal, flow process yang tidak beraturan, menyebabkan moving time akan meningkat.

Ide kedua, yaitu material handling! Jika anda berpikiran memindahkan barang degnan trolly secara manual masih lebih baik, saya akan berikan alternatif solusinya.

1. Penggunaan kendaraan bermesin, bisa mobil pick up atau forklift, sesuai kebutuhan. 

Fork Lift

 2. Penggunaan Conveyor, ada beberapa type, roller dan belt. Pada dasarnya penggunaan conveyor sangat-sangat efektif dalam meminimalkan moving time.

 Aplikasi Conveyor  di Warehouse

3. Penggunaan Rel, barang dipindahkan sepanjang lintasan rel, biasanya digunakan untuk memindahkan barang dimana posisi antar barang tidak boleh bersentuhan secara ekstrem. Misal, diproses painting komponen otomotif, industri pengolahan makanan, dll.

Aplikasi Rel dalam Moving Product

4. Penggunaan Troley Automatis. Trolley ini memiliki lintasan khusus yang berfungsi sebagai pengarah, jelas penggunaan trolley ini lebih hemat orang, dan sangat presisi moving timenya. Untuk jarak lintasan dalam gedung yang relatif panjang, penggunaan alat ini sangat efektif. 

Automatic Trolly

5. Penggunaan Roller Portable untuk Loading di Kontainer/proses stufing.
Alat bantu Roller ini  sederhana, tapi sangat membantu dalam proses loading  dan mengatur layout barang didalam Kontainer.

MINIMALKAN WAKTU TUNGGU / IDLE TIME

Ini merupakan prinsip dasar dari JIT, yaitu line balancing. Pada prinsipnya adanya keseimbangan antar stasiun kerja. Di alinea pembuka saya sduah tulis, ide dasar dari JIT yaitu memproduksi sesuatu yang diminta, pada saat diminta, dan hanya sebesar jumlah yang diminta. Idle Time terjadi karena adanya perbedaan kapasitas antar stasiun kerja, sehingga terjadi produk menunggu di botle neck process. Jika kapasitas stasiun kerja hanya 1000 pcs/day, buat apa proses sebelumnya membuat 2000 pcs/day item yang sama. Mengapa tidak dibagi untuk mengerjakan item lainnya? Atau kerja saja ½ hari, sisanya dimanfaatkan ke stasiun kerja lain yang lebih membutuhkan.

Work In Process ( WIP )

Anda mungkin akan jawab, lho kita kan memaksimalkan utilisasi mesin. Pesan saya, tolong direview ulang, karena barang yang idle selain menyebabkan ketidak seimbangan dalam kapasitas antar line. Permasalahan quality akan terlambat terdeteksinya, disamping anda harus siapkan area-area untuk Work In Process (WIP) ditengah stasiun kerja. Kalau ada mesin yang trouble dan harus stop bagaimana ? kondisi ini pengecualian, tapi tetap proses yang terhambat tadi harus menambah jam kerja mesin untuk menghindari penumpukan. Sekedar sharing ya, ada beberapa manufacture yang ekstrim menerapkan metode ini, jika ada mesin yang trouble, maka seluruh rangkaian proses akan stop, dengan tujuan seluruh  orang yang terkait benar-benar fokus dalam perbaikan dan hasil setelah perbaikan. Cara ini sangat bagus untuk menumbuhkan rasa tanggung jawab, team work, dan kepedulian pekerja terhadap proses dan produk. Meski pada tahap-tahap awal akan berdampak sangat significant terhadap yield produksi.

MINIMALKAN WAKTU PENYIMPANAN

Ada 2 bagian yang terkait dengan aktivitas ini. Pertama Gudang Material, dan kedua Gudang produk jadi.

Gudang Material / bahan baku. Konsepnya sih sederhana, purchasing hanya membeli bahan baku jika sudah ada PO dari customer, istilahnya make to order (MTO), secara teoritis langkah ini benar, jika kita hanya membeli barang yang pasti akan dibuat, pastinya turn over raw material akan optimal dan berdampak pada inventory cost yang rendah bukan? Saya ambil contoh, sistem ini jika benar-benar berjalan sangat besar manfaatnya jika diterapkan dalam  industri pengolahan makanan, bahan baku daging harus disimpan dalam cold room, inventory costnya sangat tinggi, konsumsi daya listrik untuk mensuplai mesin-mesin pendingin akan bertambah seiring dengan lama simpan raw meat didalam cold storage. Biaya penyimpanan ini setiap tahun umumnya mencapai sekitar 20 – 40% dari harga barang (Indrajit, R,E., Djokopranoto,R., Manajemen Persediaan, 2003, Gramedia, hal.3). Untuk itu diperlukan strategi atau manajemen inventory yang baik agar biaya persediaan optimum. 
( Link : http://www.dedylondong.blogspot.com/2012/04/memahami-fungsi-ppic-production.html )

Ternyata aplikasinya tidak sesederhana teorinya. Apakah purchasing menjamin delivery material akan tepat waktu? Bagaimana jika impor? Bagaimana jika material kembali ke suplier karena Not OK ? Bagaimana jika quantity material yang terkirim partial ?  Tidak ada yang sanggup menjaminnya, disinilah pentingnya PPIC dalam melakukan alokasi order dan mendorong fleksibilitas produksi. Terlepas dari masalah-masalah  suplier ini,  hubungan antara perusahaan dan suplier sebagai stakeholder harus sebaik mungkin. Delivery time menjadi pertimbangan dalam penentuan Suplier, tentunya suplier lokal akan lebih cepat delivery timenya dibanding impor. Tapi , lemahnya industri – industri dasar di indonesia mengakibatkan beberapa bahan baku harus impor. Apapun kesulitannya, konsep “beli material untuk produk yang pasti terjual” masih lebih baik. Tinggal  Marketing dan PPIC menetapkan buffer stock untuk beberapa order fast moving, untuk antisipasi hal-hal yang saya sebutkan diatas.

Gudang Produk Jadi. Ini menjadi target dari bagian Marketing, yaitu menurunkan Level Inventory Finsih Good di area warehouse. Tidak ada cara lain.

Finish Good WareHouse

PENUTUP

Just in Time lebih dari sebuah metode atau prosedure baku dimana semangat Continous Improvement merupakan pokoknya. Di akhir  artikel, perkenankan saya melampirkan tabel perbandingan antara filosofi JIT dan Tradisional.

 

articel copas from http://www.dedylondong.blogspot.com/2012/07/memahami-just-in-time-jit.html#more

12.05  beDOY  No comments

Read More

Memahami Fungsi PPIC ( Production Planning Inventory Control )

Pendahuluan

Fungsi Planning dalam perusahaan (manufacture) dijalankan oleh bagian PPIC ( Production Planning and Inventory Control ). Disamping memiliki fungsi production planning, PPIC juga memiliki peranan dalam manajemen Inventory.

Inventory atau barang persediaan merupakan aset perusahaan yang berupa persediaan bahan baku/raw material, barang-barang sedang dalam proses produksi, dan barang-barang yang dimiliki untuk dijual. Karena  inventory disimpan di gudang, maka manajemen inventory  dan gudang sangat berkaitan. Pergudangan sendiri adalah kesatuan komponen didalam Suplay Chain  product. Gudang berfungsi sebagai tempat penyimpanan barang ya, sampai digunakan dalam proses produksi. Fungsi  penyimpanan ini sering disebut ruang persediaan, gudang bahan baku, dll. Perusahaan besar atau kecil, untuk pengadaan dan penyimpanan barang ini diperlukan biaya besar. Biaya penyimpanan ini setiap tahun umumnya mencapai sekitar 20 – 40% dari harga barang (Indrajit, R,E., Djokopranoto,R., Manajemen Persediaan, 2003, Gramedia, hal.3). Untuk itu diperlukan strategi atau manajemen inventory yang baik agar biaya persediaan optimum.

Dalam Struktur Organisasi  ada beberapa variasi untuk  mempertegas fungsi Planning dan Gudang (material ware house dan Final Product ware house), untuk  kondisi seperti ini, PPIC bertanggung jawab pada  Monitoring Persediaan ( Safety Stock, Mengeluarkan Bill of Material, akurasi data inventory, efektivitas sistem invormasi ).

Sedangkan aktivitas pergudangan, seperti; 1) Penerimaan, Penyimpanan, dan pengiriman raw material ke bagian processing, 2) Penerimaan, Penyimpanan, dan pengiriman final product ke Customer, 3) Mengoperasikan Sistem informasi, Umumnya dibawah kendali  Head Ware House setingkat Supervisor atau Manager, disesuaikan dengan Lingkup tanggung jawabnya.

Production Planning Control

Tugas umum dari PPIC adalah menerima order dari  bagian Penjualan ( Sales/marketing ) lalu memastikan order ini selesai dan dikirim ke customer pada waktu yang sudah disepakati. Simple bukan ?

Tidak sesimple definisinya, fungsi PPIC  berkaitan erat dengan fungsi Marketing, Purchasing, dan Produksi. Disamping itu Informasi mengenai level of raw material, Work In Process (WIP), Final Product, dan data stock opname   untuk bagian Finance terutama dalam pembuatan laporan keuangan perusahaan juga termasuk dalam tanggung jawab PPIC .Beberapa perusahaan memiliki gaya manajemen production planning yang tampak berbeda secara teknis, tapi secara umum fungsi ini tidak jauh berbeda. Situasi Market menuntut produsen mampu menerapkan strategi operasi yang paling tepat. Salah satu contohnya, untuk menekan biaya penyimpanan, customer menuntut produsen menerapkan model produksi make to order, dengan variasi item product yang tinggi dan pemesanan dalam quantity kecil. Faktor ini akan sangat mempengaruhi model system planning diperusahaan tersebut.

Saya mengajak anda untuk mendalami peran PPIC secara spesifik. Ada cerita yang dapat menjelaskan pola ini, Kami memiliki model produksi MTO, dengan market Jepang sebagai salah satu "potensial market" , pola order barang dari sisi Customer/Distributor Jepang sangat menarik. Saat barang datang di pelabuhan, kontainer langsung didistribusikan ke Customer mereka. Jadi produk kami tidak perlu dikeluarkan dari kontainer. Distributor ini sudah memasukkan jadwal kedatangan atau bongkar muat saat sampai di Pelabuhan disana, jadi mereka tidak memerlukan Gudang perantara untuk menyimpan. Tidak hanya ini, biasanya pola MTO ini diikuti oleh variasi product yang sangat tinggi dalam Lot-lot order yang kecil, yang dalam prakteknya akan membuat  aktivitas produksi menjadi lebih sulit dan berpotensi menaikkan cost.

Case seperti diatas menununjukkan begitu sulit bagi Manufacture untuk mengendalikan customer. Bermain di “ceruk” yang ketat, kita tidak boleh hanya berbicara function, tapi aspek-aspek lain yang dimiliki product akan menjadi nilai tambah, dalam memenangkan persaingan. Jika anda seorang praktisi PPIC yang familiar dengan proses Make To order (MTO), memiliki variasi item produk sangat tinggi, dan menerima oder dalam lot-lot kecil, model order seperti ini biasanya sangat merepotkan, terutama dalam tahap realisasi product. Entah ini kebetulan atau tidak, kondisi ini menjadi semacam bumerang bagi proses manufacturing secara keseluruhan. Salah satu problem internal terbesar manufacture kita yaitu fleksibilitas yang rendah, kemampuan bagian produksi dalam mengikuti strategi marketing kadang masih masih sangat kurang. Untuk itu PPIC bertanggung jawab dalam menentukan dan mengevaluasi sistem produksi, apakah harus dilakukan secara manual  atau menggunakan soft ware dalam mengelolanya, mutlak sistem ini ada dibawah tanggung jawab PPIC. Terkadang, lemahnya pemahaman dan kesadaran leader-leader produksi akan hal ini menyebabkan sering adanya konflik internal antara PPIC dan Produksi. Saya ibaratkan hubungan  PPIC dengan bagian produksi ibarat “Tom and Jerry”. Meskipun tidak menutup kemungkinan, dengan pertimbangan tertentu seperti fleksibilitas perubahan arah produksi, suplay material, dan distribusi data, antara PPIC dan Produksi berada dalam satu atap atau Divisi Operasional. Masing-masing dipimpin oleh Level Manager. Dari contoh case yang pernah saya temui dilapangan, model seperti ini memerlukan sosok Operasional Manager dengan leadership &  knowledge yang sangat kuat, jika tidak akan terjadi over lapping  Job, batas tanggung jawab yang tidak clear, dan yang paling bahaya yaitu konsesi-konsesi atau kesepakatan negatif  yang berpengaruh pada mundurnya schedulle delivery dan konsumsi material yang relatif tinggi.

PPIC bukanlah robot, yang hanya menjalankan aktivitas sesuai prosedure yang berlaku. Tetapi secara Tim, PPIC berisi sekumpulan orang dengan qualifikasi dasar diantaranya, memiliki sifat pembelajar/learning people, memiliki analitycal skill, dan Sistematis. Jadi tidak hanya menjalankan sistem yang sudah ada, tetapi lebih pada memastikan sistem yang dijalankan efektif atau istilah saya "Rule Maker".

Design Planning dan Inventory Control

Peran Sistem Informasi dalam aktivitas production planning sangat besar, begitu besarnya sampai saya berani jamin, tanpa bantuan software, aktivitas planning tidak akan optimal. Planning tidak hanya mengerjakan masalah perencanaan saja, tapi terkait dengan manajemen inventory. Otomatis Planning harus memiliki Link dengan Sistem Purchasing dan Ware house secara real time dan up date. Ini masih dalam scope inventory, belum termasuk aktivitas pengawasan proses produksi. Setiap perubahan dalam proses yang terkait dengan Penjadwalan ulang (reschedulling), Pembuatan ulang (Remake), Permintaan tambahan material, dll, pastinya akan mempengaruhi alokasi capasitas dan seluruh penjadwalan. Pertanyaannya, mungkinkah Ms. Excel melakukannya? Jika yang saya masuk sinkronisasi, yang saya tahu, jawabannya adalah “tidak mungkin”. Excel hanya bisa mengerjakannya secara terpisah dan sangat tergantung pada operator untuk melakukan rangkaian update. 

SAP for Manufacture

Untuk lebih jelasnya berikut  saya sampaikan lingkup kerja PPIC :

Registrasi  New Item dan Material

Setiap Item Product harus memiliki Item Code. Begitu pula Setiap material dan supporting material yang digunakan sekecil apapun harus tercoding. Ada dua  jenis material, pertama Raw material, yaitu seluruh material yang digunakan dalam proses pembentukan produk, dan kedua yaitu Supporting material, yaitu material pembantu, yang digunakan untuk melengkapi unit Final product, seperti plastic packaging, sticker, cartoon box, kertas label, dll.

Code untuk Regristasi ini berupa urutan numerik/angka. Kode numerik digunakan agar dapat terbaca oleh sistem. Dalam perkembangannya, untuk mempermudah  input data, kode angka dikonversi lagi kedalam barcode, sehingga proses input  menggunakan scanner. Selain untuk mempercepat  waktu iniput, proses scanning  menghasilkan data yang sangat akurat dengan tingkat human error sangat rendah.

Item-item baru biasanya didapat  dari bagian R&D, setelah melalui uji coba dan berhasil, setelah di verifikasi oleh Quality Control (QC), produk baru harus diregristasi oleh PPIC lengkap dengan  komponen penyusun dan formulasi  per unit produk ( Material Requirement Planning/MRP )

Logic Regristasi item

Pengelolaan Inventory atau barang persediaan

Barang persediaan terdiri dari : 1) Material dan Supporting Material, 2) Work In Process (WIP), dan 3) Final Product.

Material dan Supporting Material (M&SM). Ada dua hal yang  harus selalu diperhatikan untuk pengadaannya, yaitu; 1) M&SM  tanpa melihat order customer , 2) M&SM  berdasarkan order customer. Dengan pertimbangan minimalisir biaya pengadaan dan buffer, memiliki stock M&SM dalam batas optimum dengan beberapa metode peramalan memberikan jaminan akan kelancaran proses ( fluently production process ). Namun tidak  menutup kemungkinan adanya  emergency  order atau  order spesial sehingga menyebabkan keluarnya Bill of material (BOM) setelah kedatangan order customer atau setelah arrange order  ( master production schedulle/MPS )

Work In Process ( WIP ). Kondisi ideal, tahapan process dari satu station ke station lainnya berlangsung secara continue. Namun ada beberapa proses memerlukan pengelolaan khusus, akibatnya  produksi  terbagi kedalam beberapa divisi berdasarkan proses. Pergeseran barang ½ jadi terkadang tidak bisa sempurna  atau satu banding satu. Karena aspek kerumitan dan ongkos pengerjaan yang ekonomis, produk dari Divisi A yang menjadi bahan baku untuk proses di divisi B, terkadang  tidak  dibuat pas atau sesuai dengan order customer, mempertimbangkan aspek yang saya sebut sebelumnya, quantity yang diproduksi kadang berlebih. Inilah yang disebut WIP,  bagian PPIC bertanggung jawab penuh dalam mengendalikan  barang persediaan jenis ini. Peranan Sistem Informasi dan penerapan logic proses yang tepat dapat  menjamin pengendalian WIP. PPIC akan selalu dapat memantau  progress produksi di semua tahapan proses.

Final Product. Barang persediaan jenis ini relatif  lebih mudah dikendalikan, karena  posisinya sudah di tahap akhir, dengan manajemen ware house yang baik, pengendalian final product bisa dilakukan dengan baik. Poinnya, PPIC harus secara real time dan up to date dalam menerima informasi mengenai final product siap dikirim ke customer.

Logic Inventory

Planning  dan Monitoring  Proses Produksi

Mari memasuki intinya. PPIC menjadi  semacam Conection point dan Gate, antara dunia luar  dan Internal perusahaan dalam  konteks realisasi produk. PPIC harus memberikan informasi yang akurat mengenai proses internal ke Sales/Marketing, untuk diteruskan ke Customer. Sama dengan dikehidupan sehari-hari, misal kita di posisi customer, mau beli Gado-gado, kalo penjualnya lambat dan gak jelas kapan selesainya, setiap ditanya jawabannya tidak tahu atau berulangkali  sampaikan,”maaf saya cek dulu”, hampir tidak ada kepastian kapan selesainya dan berapa banyak yang bisa diselesaikan. Ini baru masalah gado-gado lho ya. Dalam sebuah industri, bisa saja final product perusahaan kita menjadi material bagi industri lainnya.  Misal Industri kancing dan resleting menjadi material bagi industri Garment.  Inilah salah satu konsep dari “customer satisfaction” .  Customer  tidak bisa melihat langsung ke dalam “dapur” anda, tapi  bagaimana  meresponse datangnya order, akan memberikan gambaran seberapa kuat kemampuan manufacturing perusahaan anda. Disinilah  vitalnya peranan PPIC dan Sistem Informasi  dalam proses planning dan monitoring .

Tahapan dalam planning dan monitoring proses produksi

Arrange Order

Ini  merupakan tahap awal dari planning, yaitu menerima order dari Sales. Order ini bisa berupa  direct order dari customer, atau  pembuatan stock untuk buffer saat peak season. Kombinasi Make To order (MTO) dan Make To Stock (MTS). Beberapa perusahaan menyebutnya Schedulling Rencana induk atau pembuatan Master Planning Schedule (MPS). Schedulling ini masih belum detail, masih bersifat global dan memiliki periode yang panjang 3 – 6 bulan. Data-data di MPS sangat penting untuk memberikan informasi ke bagian produksi untuk mempersiapkan resourcesnya, dan ke bagian purchasing  untuk mempersiapkan material.

Meski masih didalam scope PPIC, beberapa perusahaan yang sudah terintegrasi sistem informasinya, memberikan tugas input arrange order ke bagian sales. Lho koq bisa…. Inilah  keunggulan penerapan sistem informasi yang integral. Purchase  order dari Customer, langsung diinput oleh sales, dan “real time” langsung masuk kedalam  Master Planning Schedulle. Bayangkan  tinggal 1 klik saja, sistem sudah melakukan arrange order secara automatis. Bagaimana melakukannya ?

Konsep dasarnya sebagai berikut. Dasar dari konsep ini, yaitu menyerahkan pekerjaan reguler pada sistem. Karena logika manusia sulit untuk mengolah informasi yang begitu banyak dan dalam waktu singkat,  sistem menggunakan logika machine, meski masih di back up dengan proses manual operator. Ada beberapa parameter yang harus terpenuhi :

1.       Sistem memiliki data base mengenai sistem Grouping, yaitu menyatukan item produk yang melalui jalur proses yang sama, ibaratnya anda harus memiliki jalur seperti rel kereta api, untuk jelasnya saya sudah menulis  detail teknisnya dalam artikel di link ini : http://www.dedylondong.blogspot.com/2012/01/bagaimana-cara-menentukan-lead-time.html . Sebanyak apapun variasi produk yang anda miliki, produksi sudah terbagi kedalam line-line / jalur imaginer, yang dapat teridentifikasi oleh sistem.

2.       Informasi ( data base ) mengenai capasitas  setiap line produksi

3.       Informasi  ( data base ) mengenai lead time setiap line produksi

4.       Informasi  (data base )stock material

Dengan melihat sistem, PPIC secara manual dapat memperkirakan keamanan suplay material yang dieprlukan, dan segera membuka Purchase order jika dieprkirakan material tidak mencukupi. Input data Bill of material (BOM), memiliki  menu tersendiri, sehingga data base yang tersedia tidak hanya kondisi aktual stock real time, tetapi progressnya, mulai dari status : 1) purchase order (pembelian), 2) Arrive status ( tanggal kedatangan ). Informasi ini  progress ini sangat penting, karena sistem  hanya bisa melakukan alokasi order , jika status seluruh  component material  lokasinya sudah di factory.

Logic Arrange Order

Contoh Display Menu Arrange Order ( Ilustrasi Penulis )

Alokasi  & Monitoring Order

Setelah PO  Customer ter input kedalam database, secara real time sistem menginformasikan pada PPIC  estimasi schedulling dan status component material. Seperti yang saya sampaikan data dalam Arrange order masih sangat kasar dan belum bisa dibaca oleh bagian processing. Perusahaan yang terdiri dari  beberapa divisi-divisi yang saling tergantung  ( dependent) memiliki kode-kode Gruping yang berbeda-beda. Semakin mendekati proses akhir, pembagian grup/ Line ini semakin terpecah semakin banyak. Disinilah pentingnya PPIC memahami total alur proses realisasi produk.

Alokasi order bertujuan untuk membagi Item yang diorder kedalam tahapan-tahapan proses mulai awal sampai  delivery. Berbeda dengan arrange order, alokasi order biasanya memiliki periode schedulling yang lebih pendek, yaitu sekitar 2 – 4 minggu , kecuali jika suatu Line benar-benar mendapat  order yang kapasitasnya melebihi dari 30  hari ( tentunya ketentuan ini bervariasi disetiap perusahaan ). Tidak semua item dimulai dari proses awal, inilah pentingnya database WIP, beberapa komponen-komponen pendukung  reguler juga distock dalam batas optimal di masing-masing divisi. Sistem memberikan pergerakan barang persediaan diseluruh tahapan.

Istilah lain dari Alokasi Order yaitu Dispatching, aktivitas pengeluaran work order/perintah kerja pada bagian produksi terkait. Item-item produk yang  ter-alokasi berarti sudah memiliki  raw material yang complete. Yang perlu diperhatikan dalam  melakukan alokasi & Monitoring order :

1)      PPIC memastikan kesiapan capasitas produksi, biasanya untuk order-order dengan kapasitas yang melebihi, jika masih berada direntang capasitas produksi yang disepakati, dan sudah terinput ke dalam database, asumsi yang digunakan yaitu bagian produksi  setuju berapapun  jumlah order yang diturunkan selama tidak melebihi capasity. Sistem Line memberikan fleksibilitas tinggi. Anda pernah melewati jalur puncak-Bogor ? Anda pernah mendengar sistem Buka Tutup jalur ? Konsepnya seperti ini, dengan menerapkan sistem line, PPIC dapat menerapkan sistem buka-tutup, menambah kapasitas di line tertentu, dengan terlebih dahulu mengurangi atau bahkan menutup line lainnya, tentunya dengan terlebih dahulu berkoordinasi dengan produksi, terutama perihal capasitas mesin dan ketersediaan personel.

2)      Mengkomunikasikan ke bagian Sales, untuk diteruskan ke Customer, jika karena sesuatu hal, harus dilakukan schedule yang  berbeda, terutama jika terjadi percepatan dan perlambatan penyelesaian.

3)      Melakukan response yang cepat jika terjadi masalah yang menyebabkan keterlambatan, denan mengambil option re-Schedulling atau mengontrol Delay.

4)      Memastikan  order yang sudah ter-alokasi ( dalam sistem) ter-Print out agar bisa dikerjakan oleh bagian produksi. Ini sangat penting, karena  print out  Work order menjadi dasar bagi personel di lantai produksi. Untuk itu Work Order harus memberikan Informasi-informasi penting terkait : 1) Nama item product, 2) Component Material, 3) Code numeric atau Barcode, 4) Quantity, 5) Tanggal mulai produksi ( start date ) , 6) Tanggal target selesai ( Finish Date), 7) Info lain terkait dengan Spesifikasi produt  ( warna, dimensi, dll ), 8) No. Regristasi Customer Order, 9) No. Regristasi Work Order, 10) Identifikasi untuk mampu telusur proses. Konsep yang saya sampaikan ini biasa disebut dengan “ KANBAN” dibeberapa perusahaan Jepang. Tidak hanya informasi diatas, penerapan sistem Kanban menuntut adanya standarisasi tempat-tempat penyimpanan. Misal, product dalam sebuah Box berisi maksimal 400 pcs, jika order dari customer  untuk item ini totalnya 1000 pcs, maka Work Instruction   Sheet/Kartu kanban terpecah menjadi 3 sheet. Berturut-turut memiliki quantity 400, 400, 200 pcs/sheet. Dengan masing-masing sheet memiliki  No. Regrestasi sendiri  ( angka dan barcode), dalam prosesnya, Shet-sheet ini selalu mengikuti pergerakan produk. Sepintas memang terlihat boros kertas, tapi melihat akurasi dan kemudahan dalam processingnya, saya pikir masih jauh lebih besar manfaatnya. Saya rekomendasikan sistem ini untuk anda terapkan.

Kartu Kanban

5)      Melakukan  monitoring terhadap progress di setiap stasiun kerja (work station). Delay  di satu station akan mempengaruhi  ketepatan waktu station didepannya. Jika benar-benar ini terjadi, PPIC harus mengambil langkah-langkah untuk   melakukan koordinasi dengan bagian-bagian terkait untuk mendapatkan solusinya.

6)      System bersifat Close Loop atau siklus tertutup, untuk setiap Perintah kerja / Work Instruction, progress dan Resultnya harus dapat dimonitor  sehingga menjadi  informasi balik  yang akurat untuk seluruh bagian terkait ( glass wall management ), mulai dari Sales, PPIC, bagian Operation, dan Management.

Logic Alokasi Order

Display Menu Alokasi Order (Ilustrasi Penulis)

Penutup
Sepanjang karir saya dalam industri manufacture, PPIC merupakan bagian yang sangat unik.JIka melihat personel HRD, Finance, Produksi, Engineering, GA, Logistic, Continous Improvement (CI), dan QC, mereka ini memiliki basic knowledge yang bisa terpakai jika diterapkan di perusahaan yang bergerak dalam industri berbeda. Dengan tingkat adaptasi  relatif lebih mudah, orang-orang yang berada dalam spesialisasi yang saya sebut diatas tingkat  perputarannya relatif tinggi, apalagi bagian HRD bsia saya sebut luar biasa tinggi.

Berbeda kondisinya dengan PPIC ( dan R&D), basic knowledge tidak banyak membantu jika orang-orang ini berpindah kerja di indsutri dengan bidang dan model operasi yang berbeda. Tidak bisa 'Copy Paste'. Mereka seperti mulai dari awal dalam memahami total system yang berkaitan dengan  Produksi, Logistic, Marketing, bahkan Finance. Barangkali tiga fungsi yang saya sebut terakhir relatif mudah, namun system produksi memerlukan pemahaman yang sangat tinggi. Karena pengetahuan dan pemahaman terhadap keempat system ini merupakan basic knowledge saat memasuki perusahaan yang baru, ini saya asumsikan anda tidak memiliki masalah dalam komunikasi dan interpersonal saat masuk dalam organisasi perusahaan yang baru lho ya. melihat situasi ini, saya sangat maklum jika perpindahan orang PPIC ke perusahaan lain  biasanya berada dalam bidang yang sejenis atau mirip, akan lebih safe. Dan saya sangat kagum plus Salut bagi anda, yang berani keluar dan mencoba memasuki bidang industri yang berbeda.

Berikut 3 Tips dasar bagi   PPIC Leader ( Chief atau Manager level ) agar sukses dalam industri manufacture :

1. Memahami seluruh prosedure operasional terkait dengan produksi, inventory, logistic, marketing. Tidak hanya tekstual, tetapi kondisi actual wajib untuk dipahami. Knowledge ini akan sangat berguna dalam menganalisa permasalahan yang melibatkan beberapa bagian. Pemahaman mutlak akan prosedure  menjamin rasa hormat personel dari bagian lain.

2. Memahami proses produksi dengan aktual & detail. Jika anda berfikir, bisa memahaminya dengan hanya mempelajari flowchart, Instruksi kerja, SOP, dll. Ini masih sangat kurang, Pemahaman anda sebagai orang PPIC harus sama baiknya dengan  skill & knowledge  Supervisor dan Manager Produksi bahkan lebih baik, jika PPIC berperan sebagai 'Rule Maker' .  

3. Positioning yang jelas dan tepat. PPIC bukanlah perpanjangan tangan Produksi dan Marketing. Untuk itu dengan dilandasi dua poin diatas, PPIC harus berada di posisi yang proporsional, dengan fokus pada target utama, yaitu ketepatan Delivery dan Stabilitas Capasitas Produksi.

Saya sadar sepenuhnya artikel ini bukanlah sebuah manual book yang berisi ratusan halaman tentang detail alur proses, prosedure, sistem informasi, dll. Sulit bagi saya untuk mentransfer secara lengkap ke dalam format tulisan yang singkat ini. Karena setiap manufacture memiliki model production planning yang (sedikit) berbeda, maka artikel dapat berperan sebagai kondsep dasar dan cara berpikir. Tentunya masih banyak aspek yang bisa dikembangkan dalam mensupport manufacture dalam memenuhi kepuasan pelanggan dari sisi  realisasi product.

Akhir kata, ditengah berbagai kekurangan, semoga  artikel ini memberikan manfaat bagi rekan-rekan dalam membangun sistem Production Planning dan Inventory. Sehingga, untuk kedepannya, perusahaan anda memiliki grand desain sistem production planning dan inventory yang terintegrasi dengan sistem IT yang mudah dipahami, efektif, akurat, update dan mampu menyajikan informasi secara real time.

Terima kasih.

artikel copy from http://dedylondong.blogspot.com/2012/04/memahami-fungsi-ppic-production.html

11.02  beDOY  No comments

Read More

PPIC Yang Berhasil Dalam Konsep Balance Score Card (BSC)

Apakah ukuran keberhasilan PPIC ? Jika perusahaan anda menerapkan Performance Appraissal System, seperti MBO, Balance Scorecard, Departementally KPI, atau model- model yang lain. Key Performance Indicator yang paling umum yaitu  Delivery Performance atau saya lebih suka menyebutnya dengan D-Ratio dan Lead Time (LT).

Sebagai ilustrasi saya ambil contoh strategic mapping dalam  Balance Score Card ( BSC ). Secara garis besar saya akan memberikan ilustrasi singkat mengenai makhluk yang satu ini. Untuk lebih detailnya anda bisa temukan di toko buku terdekat.

Balance Score Card

Ide tentang BSC pertama kali dipublikasikan dalam artikel Robert S. Kaplan dan David P.Norton di Harvard Bussiness Review tahun 1992 dalam artikel yang berjudul “ Balanced Scorecard-Measure that Drive Performance” . Dalam perkembangannya, BSC kemudian dikembangkan untuk menghubungkan tolok ukur bisnis dengan strategi perusahaan. Norton dan Kaplan dalam artikel keduanya yang berjudul “ Putting the Balanced Scorecard to work” ( Sept-oct 1993 ) menunjukkan bagaimana perusahaan menggunakan BSC. Pengukuran yang efektif merupakan bagian yang integral dari proses manajemen

Balanced Score Card merupakan suatu sistem managemen, pengukuran, dan pengendalian yang secara cepat, tepat, dan komprehensif dapat memberikan pemahaman pada manajer tentang performance bisnis.

Pengukuran kinerja memandang unit bisnis dalam 4 perspektif, yaitu perspektif keuangan, pelanggan, proses bisnis dalam perusahaan, serta proses pembelajaran dan pertumbuhan. Melalui mekanisme sebab akibat, perspektif keuangan menjadi tolok ukur utama yang dijelaskan oleh tolok ukur operasional, dapa tiga perspektif lainnya sebagai driver (lead indicators).BSC dianalogikan sebagai “dashboard mobil” atau “cockpit pesawat”, untuk menggambarkan seorang pengemudi atau pilot perlu data real time yang akurat, dan relevan dengan tujuan.

Balance Score Card diterjemahkan kedalam  KPI ( Key Performance Indicator ) mulai dari level Corporate hingga turun sampai level Departemen. Saya yakin, jika disupport dengan Management by Objective (MBO) dan diintegrasikan dengan sistem Rewards. Hasilnya akan luar biasa.

PPIC dalam BALANCE SCORECARD

Kembali ke topik, bagaimana mengukur keberhasilan  fungsi PPIC. Saya lebih  tertarik melihatnya melalui Balance Scorecard atau KPI (Departemental). Dengan tools ini aspek strategis dan posisi keterkaitan ( cause & effect ) bisa dengan mudah dilihat dan dipahami.

General Strategic Mapping Operation KPI / Balance Scorecard

Strategic Mapping diatas merupakan dasar dalam  design KPI Departemental. Mapping diatas bukanlah sesuatu yang baku, setiap perusahaan memiliki Strategic Mapping Departemental yang mengikuti level Corporate. Namun secara umum, kurang lebih sebaran Strategi Mapping diatas sudah cukup memberikan gambaran.

Penjelasannya sbb :

1. Kolom paling kiri menunjukkan 4 perspective dan baris paling atas menunjukkan ekpectasi internal customer dari PPIC  ( dari marketing ) yang merupakan impack dari fungsi produksi, Engineering, Logistic, dan QA. Gambaran ini sifatnya sangat umum, tidak ada yang baku mengenai Key Performance Indicator karena penentuannya diturunkan dari Strategic Mapping Corporate (MP).  MP Corporate sangat dipengaruhi oleh Visi dan misi perusahaan.

2. Dari sisi PPIC, customer bagian ini adalah marketing. Marketing mengharapkan Delivery performance (D-Ratio) maksimal dan Lead Time Process ( LT ) minimal. Jika dua aspek ini terpenuhi, akan memberikan impack pada finance perspective, yaitu sales volume. Sales Performance hanya satu level dibawah Revenue.

3. D-Ratio dan LT merupakan impack dari Planning Accuracy dan Production Volume yang berada dalam wilayah Produksi.

4. Planning Accuracy merupakan impack dari 3 fungsi yang berbeda yaitu Engineering yang memberikan kontribusi pada Machine performance, Logistic dengan Delivery Material dan Inventory level, dan QA dengan Product Quality Performance.

5. Action Strategis yang bisa dilakukan oleh PPIC  yaitu Material Forecast. Terlihat didalam tabel, aktivitas internal ini tidak memberikan impack langsung pada Goal  yang menjadi ekspectasi (D-Ratio, LT), melainkan memberikan impack pada Logistic performance.

Apakah artinya ? Fungsi PPIC memiliki Goal utama D-Ratio dan LT performance. Tapi apa yang anda lakukan dari  perspective internal bussiness process yang dapat memberikan impack langsung ? Dari sisi strategis Nothing … Tidak ada Bro. Yang banyak PPIC lakukan sebatas KPI individual  yang cenderung ke Jobdes atau Reporting. Seperti aktivitas  data entry, data support, dan penyusunan MPS. Silahkan untuk diperdebatkan, penyusunan MPS bukanlah aktivitas strategis, karena merupakan aktivitas rutin dan memiliki SOP yang jelas.

Inilah letak permasalahannya, PPIC dituntut  oleh Marketing untuk memberikan Delivery performance dan Lead Time process se-optimal mungkin. Tapi untuk mencapainya, anda sangat tergantung oleh kinerja bagian lain. Karena alasan ini, beberapa perusahaan  meletakkan PPIC dibawah Struktur Produksi, atau bersama dengan Produksi dan Engineering  dibawah payung Operational, atau beberapa variasi model lain.  Akan tetapi, apapun situasi dan alasannya, saya tidak mendukung PPIC berada dibawah struktur produksi.

Pertanyaannya, Bagaimana menjalankan fungsi PPIC  dengan Success ?

Menjalankan fungsi PPIC  dengan Success

Melihat peranan PPIC dalam  tabel BSC diatas . Jika tidak memiliki strategi  yang tepat, saya jamin, PPIC tidak akan memiliki bargaining yang kuat terhadap fungsi lainnya. Atau dengan bahasa yang lebih mudah, Anda diperlukan saat arrange order, Penyusunan MPS, menyusun MRP, melayani permintaan Re-make & Re-Schedulling, dan aktivitas ( administratif ) terkait dengan Feeding Material/suplay  dari Material Warehouse ke production. Setelah itu, kontribusi anda tidak terlihat lagi.

Apakah  situasi ini normal? Jawaban saya “ TIDAK”. Situasi ini terjadi jika PPIC tidak memiliki  perspective dan strategi yang tidak tepat.

Berikut Tips  agar  PPIC memiliki bargainning yang kuat. Sehingga memiliki power dalam melakukan follow up dan tekanan pada bagian lain yang terkait dengan Goal Departemen.

1. Memahami seluruh prosedure operasional terkait dengan produksi, inventory, logistic, marketing. Tidak hanya tekstual, tetapi kondisi actual wajib untuk dipahami. Knowledge ini akan sangat berguna dalam menganalisa permasalahan yang melibatkan beberapa bagian. Pemahaman mutlak akan prosedure  menjamin rasa hormat personel dari bagian lain.

2. Memahami proses produksi dengan aktual & detail. Jika anda berfikir, bisa memahaminya dengan hanya mempelajari flowchart, Instruksi kerja, SOP, dll. Ini masih sangat kurang, Pemahaman anda sebagai orang PPIC harus sama baiknya dengan  skill & knowledge  Supervisor dan Manager Produksi bahkan lebih baik, jika PPIC berperan sebagai 'Rule Maker' .  

3. Positioning yang jelas dan tepat. PPIC bukanlah perpanjangan tangan Produksi dan Marketing. Untuk itu dengan dilandasi dua poin diatas, PPIC harus berada di posisi yang proporsional, dengan fokus pada target utama, yaitu ketepatan Delivery dan Stabilitas Capasitas Produksi.

Penutup

Jika anda sebagai bagian dari fungsi PPIC memiliki persepsi hanya menjalankan tugas “administratif”, tolong segera di improve.  Jika ada option lain untuk melaukan perbaikan dan anda anggap baik untuk kepentingan perusahaan, let’s do it. Lebih jauh saya ingin menyatakan, mari rasakan spirit  bagian produksi. Terlibatlah didalam, jika diperlukan berikan waktu khusus untuk belajar dan ikut serta didalamnya.

Good PPIC People  come from the best Production People

11.00  beDOY  No comments

Read More

Lean Production: Ciptakan Continuous Flow untuk Mengangkat Masalah ke Permukaan

“Bila ada masalah yang muncul dalam manufaktur one-piece-flow, seluruh lini produksi akan terhenti. Dalam keadaan ini, sistem manufaktur sangat buruk. Tapi ketika produksi berhenti, semua orang dipaksa untuk segera memecahkan masalah sehingga anggota tim harus berpikir, dan dengan berpikir itulah mereka akan berkembang menjadi praktisi dan orang yang lebih baik.”  - Teruyuki Minoura, mantan Presiden Toyota Motor Manufacturing, Amerika Utara.

Para pimpinan Toyota sangat yakin dengan prinsip, jika mereka menciptakan proses yang benar, maka akan membuahkan hasil yang benar pula.
Sebagian Besar Proses Bisnis Terdiri dari 90% Pemborosan dan 10% Aktifitas Bernilai Tambah (Value-Added Activities)
Cara terbaik yang dapat dilakukan perusahaan untuk mulai menapaki jalan menuju organisasi yang lean adalah dengan menciptakan aliran yang kontinu (continuous flow) di area manapun yang dapat diterapkan, baik dalam proses manufaktur ataupun proses pelayanan. Proses yang mengalir adalah inti dari sebuah organisasi yang Lean, yaitu tentang mempersingkat waktu yang diperlukan untuk serangkaian aktifitas mulai dari material dasar hingga menjadi barang atau jasa. Proses yang mengalir akan memunculkan kualitas terbaik, biaya terendah, dan waktu pengiriman tersingkat.
Proses yang mengalir akan mendorong implementasi dan penggunaan banyak perkakas (Lean tool) dan filosofi Lean lainnya seperti pemeliharaan preventif (preventive maintenance) dan built-in quality (jidoka). Dalam konsep organisasi Lean, ada perumpamaan bahwa menurunkan “level permukaan air” dari inventori akan membawa masalah ke permukaan; saat itulah anda harus mengatasi masalahnya atau anda akan tenggelam.
Memiliki proses yang mengalir, baik material ataupun informasi, akan menurunkan tingkat permukaan air dan mengungkapkan inefisiensi yang harus diatasi dengan segera. Setiap karyawan yang terlibat merasa termotivasi untuk segera menyelesaikan masalah dan inefisiensi, karena proses akan tetap berhenti jika mereka hanya diam dan tidak melakukan tindakan. Proses bisnis tradisional, sebaliknya, akan menyembunyikan inefisiensi yang besar tanpa diketahui siapapun. Mereka hanya akan mengasumsikan bahwa proses tertentu memang butuh waktu penyelesaian selama berhari-hari ataupun berminggu-minggu tanpa mengira bahwa masalah dan inefisiensilah yang menyebabkan waktu yang panjang tersebut. Proses yang Lean sesungguhnya bisa mencapai hasil yang sama baiknya hanya dalam waktu beberapa jam atau bahkan menit saja.***

09.34  beDOY  No comments

Read More

Lean Manufacturing vs TPS

Perusahaan Toyota dikenal sebagai industri manufaktur terbaik dunia dengan Toyota Production System (TPS) yang dimilikinya. Diluar hal itu, ternyata perusahaan Toyota juga dikenal sebagai perusahaan yang menginspirasi munculnya Lean Production (Lean). Sebagian besar dari kita mungkin masih ada yang menganggap bahwa Lean dan TPS adalah dua hal yang identik. Lalu timbul pertanyaan, apakah terdapat perbedaan antara TPS dan Lean? Dan jika jawabannya adalah ada, apa saja perbedaan dari kedua sistem ini?
Seiring berkembangnya Lean, akhirnya muncul beberapa hal yang membedakan Lean dari TPS dalam implementasinya.
1.       Seeking profit
Mengejar profit adalah suatu fokus target utama yang dilakukan perusahaan Toyota secara intens dengan prinsip pemaksimalan profit (price – cost = profit) dan kebutuhan mereka. Oleh karena itu, mereka melakukan pengujian cost reduction sistematik untuk menghitung keuntungan. Pada implementasinya, Lean dapat melakukan penurunan pada pengukuran tersebut dan melakukan tindakan fiksasi dari hal tersebut dengan konsep improvement “flow” atau “pull”. Namun pada akhirnya kemunculan value curve analysis cukup menjanjikan lean improvement untuk mencapai ukuran performansi bottom-line.
2.       Tool orientation
Kecenderungan pada beberapa program untuk hanya menggunakan tool seperti standardisasi kerja, value stream mapping, visual control, dll. untuk menyelesaikan masalah yang ada di luar kendali mereka sendiri. Tools hanyalah sebuah cara lain untuk bekerja di berbagai tipe masalah, tetapi tools tidak dapat menyelesaikan masalah maupun memperlihatkan akar dari suatu masalah dengan sendirinya tanpa tindakan dari Anda. Tools yang dipekerjakan pada Toyota lebih sering digunakan untuk memperjelas suatu masalah dibanding menyelesaikannya. Hal ini terjadi karena adanya limit ataupun blind spot dari tool itu sendiri. Sebagai contoh, Value Stream Mapping memfokuskan pada material dan informasi dari masalah flow tetapi tidak memiliki kekuatan untuk mengatasi masalah seputar Metrics, Man, maupun Methods. Untuk menyelesaikan masalah secara tuntas kita harus melihat dan menganalisis semua waste atau segala masalah yang terkait dengan kualitas, downtime, personnel development, masalah terkait cross training, capacity bottlenecks, atau hal yang berkaitan dengan profit, keamanan, metrics atau moral, dll. Tidak ada tools yang dapat melakukan hal tersebut sekaligus. Untuk memunculkan masalah, Anda membutuhkan tools lain yang mungkin lebih luas cakupannya dan lebih efektif.
3.       Management technique rather than change agents
Hal ini telah menjadi suatu prinsip bagi Toyota sejak awal tahun 1950an ketika mereka memilai untuk membesar-besarkan pengembangan dari skill set production manager dan supervisor dalam mengarahkan natural team work dan tidak memperhatikan bagaimana pengembangan yang terjadi pada level staff. Dalam konteks Lean, hal ini menunjukkan bahwa terjadi implementasi “push” dibandingkan dengan implementasi “pull” dari suatu tim itu sendiri. Pengembangan skill ini tidak terjadi pada level atau area yang mencakup para specialist dari suatu pekerjaan itu sendiri. TPS sendiri menganggap pengembangan skill set untuk para specialist tidak efektif karena jumlah specialist itu sendiri yang sangat banyak jauh melebihi jumlah manager maupun supervisor. Di beberapa perusahaan yang mengaplikasikan Lean, banyak dari mereka yang membalikkan prioritas dari TPS dalam hal ini. Mereka memperbesar upaya pengembangan mereka di tahap para staff specialist dimana tingkatan skill dari para supervisor mereka diharapkan dapat meningkat dengan sendirinya seiring dengan waktu dan pengalaman kerja yang dilakukan oleh mereka mengingat bahwa supervisor memang orang-orang yang terlatih untuk itu.
Lean sendiri telah mengalami perkembangan sejak kemunculannya dari TPS. Secara prinsipal keduanya bisa dibilang sama namun diorganisir dengan cara yang berbeda dan tidak selalu identik. TPS sendiri lebih dari sekedar salah satu set dari Lean tools. TPS dan Lean adalah suatu teknik yang luar biasa dan pendekatan holistik adalah kunci sukses dari implementasi keduanya.

09.28  beDOY  1 comment

Read More

CIRI CIRI PENIPUAN LOWONGAN KERJA PALSU

WASPADALAH !!!! modus penipuan di dunia lowongan pekerjan..

semoga tips-tips dibawah ini bermanfaat agar kita lebih hati2 sebelum melangkah.

TIPS MENCARI KERJA AGAR TIDAK TERTIPU

1. Pastikan perusahaan itu jelas, ada/nyata (bukan perusahaan fiktif) dengan cara searching di geoogle dengan cermat, perhatikan dengan seksama, biasanya beres atau tidaknya perusahaan itu terdapat pada blog,Kaskus,Facebook atau jejaring sosial lainnya,

2. Pastikan iklan tersebut tidak mencolok, muluk atau pun mengandung hal yang berlebihan lain (seperti menyebutkan gaji,tunjangan,jamsostek,jemputan, dll)

3. Hati-hati dengan perusahaan yang mencantumkan kalimat: “kami bukan Yayasan/Penyalur atau Outcorsing”.

4. Pastikan cara melamarnya BUKAN VIA SMS data diri atau pun mengirim email ke alamat yang menggunakan email dengan domain yahoo.com, gmail.com, rocketmail.com dll yang merupakan email gratisan.

5. Pastikan anda tidak di suruh membayar administrasi (untuk bisa menjadi karyawan) dengan nominal yang tidak sedikit meskipun berawal dari uang administrasi yg rata2 diminta 150 ribu,

6. pastikan bahwa panggilan kerja yang anda terima bukanlah di jam luar kerja atau hari libur (misal: anda mendapat panggilan kerja di hari libur/hari minggu, juga di jam 17:00 ke atas)

7. Jangan datang apabila mendapat panggilan tes yang bertempat di RUKO (banyak pengalaman teman yang tertipu mengikuti proses tes di RUKO)

8. Diiming-imingi langsung diterima kerja,

9. selalu cermat dengan mencatat no telepon/Handphone beserta perusahaan yang bermasalah agar menjadi panduan anda selanjutnya dalam mencari kerja agar tidak tertipu


BEBERAPA CONTOH SMS PENIPUAN,,

1. (085697408750)
~"Konfirmasi PanggilanINTERVIEW Kerja Dari:GlobalSiantarTech Untuk Posisi Staff Administrasi HRD,Spv,Gdg,Rcp & Data Entry.

Penghasilan :-Min. 2,3-4jt/Bln-U.Mkn+Transpot 35-40rb/hrNego Disaat INTERVIEW (Sesuai Psisi & Pngalaman)-Status Karyawan Tetap, Non Sales/Yayasan

Saya Ibu Rennita Telah Menerima & Menyeleksi CV Lmaran Yg Anda Kirim Via E-MAIL & Anda Plamar Yg DIPRIORITASKAN.

Utk SlanjutNya Anda Diundang Kekantor Utk Mengikuti INTERVIEW Kerja Pada Hari SENEN 01"April"2013Harap Hdir Antra Jam 08.00-14.00wib

Alamat:JL. Dr.SAHARJO Swadaya No.100-102Z/AB Lt.3 Manggarai Jak-Sel.Rute:Dari Terminal Manggarai/Pancoran Naik Metro Mini 62 Turun Didepan Martabak Kubang/Gg Lontar.Posisi Ktr Diseblah NOTARIS VIDHYA SHAH,SH.Bawa CV Lmaran & B'pakaian Yg Rapi Usahakn Pake Sepatu Naik Ke Lt.3 Sampaikn Kpd SECURITY mau btemu Ibu Rennita Jika Anda Bersdia Hadir/Tidak Tlg Konfirmasi Kembali.Trmksh.

2. (087887967704)
 Selamat Siang,Berdasarkan apply CV yang anda kirim via Email,Sdr/i S******DITUNGGU KEDATANGAN ANDA UNTUK INTERVIEW DAN PENEMPATAN KERJA SESUAI DOMISILI,HARI SABTU 06 APRIL 2013PKL.08.00 s/d 11.00 di BRANCH OFFICE PT.GOLBAL PRATAMAAlamat GEDUNG KENARI BARU Jl.Salemba raya lantai 4 S.406A JAKARTA PUSAT (samping Mesjid Fakultas Kedokteran UI/Sebrang gedung menara salemba).Untuk posisi STAFF ADM/DATA ENTRYBawa CV/Lamaran lenpkap + materai 6000 bertemu dgn BPK. FERDINAN SINAGA,SH (Div HR&GA).tunjukkan sms ini kpd receptionist sbg bukti pemanggilan anda.Bagaimana,sdr bersedia datang penuhi panggilan?

3. (089609575960)
 PT. CIPTA SINERGI INDONESIA

Mengundang Interview pada :

Hari : Rabu, 10 April 2013Pukul : 08.30 - 13.00 WibAlamat Pusat : Jl. Kedoya Raya No.2A. Gadog Kedoya Utara, Kebon Jeruk Jakarta Barat, Patokan : Lap. Futsal Berlogo XL, bersebelahan dgn Gedung AIA FINANCE.

Rute Jalan : Naik Bis jurusan Grogol, dari grogol naik Metromini 92 turun dialamat & patokan yang tertera.

Penempatan : Cikarang (Ejip) & Cibitung (MM2100).

Membawa Alat tulis, Bertemu dengan Bpk. Rendy

4. (089689966730)
 {\INFORMASI/}
APPLY=>Jobstreet.com trindohrd@yahoo.com
CV(Lamaran) Anda telah kami terima, dan Anda "LULUS" dlm tahap seleksi Data.
D'hrpkan kedatangan Anda dlm proses seleksi INTERVIEW dgn Bp.DERIC u/ posisi OPERATOR PRODUKSI di PT.AHM, CNK, DNSO, TYTA, ASM, KYA, HNKOOK, SGTY, etc.
Datang Langsung dgn membawa Lamaran ke kantor seleksi:
Jln.Chairil Anwar, Ruko Kalimas Blok.A.No.3A.Margahayu, Bekasi Timur.Jumat, 30 Mei 2013.Pkl.09.00 s/d 12.00 Wib.Bertemu Bp.DERIC

Regards,

Dept.HRD

5.
KONFIRMASI PANGGILAN KERJA Dari Bpk Achmad mngundang utk kehadiran interview krja sbgai operator produksi PT/PABRIK, guna mengikuti proses penempatan kerja pengisian formulir + posisi PT: MUSASHI AUTO PART/DENO/SANYO/GS ASTRA/EPSON/YOUNG JIN DLL.
(pilih 1 PT saja)
harap dtng utk tes:senen/selasa 24/25 juni 13. Sblum jam 2 siang alamat kantor penyeleksian:JL. LETJEND SUPRAPTO,PRKNTRAN MIDLAB, NO 504, GDUNG SRIWIJAYA AIR LT.2, CEMPAKA PUTIH JAKPUS (dkt halte busway rawa selatan/pas samping LAWSON/STIAMI MEDILAB). Jika siap dtng mmbwa srt lmran krja (cv) lengkap pakaian htm putih/bebas sopan

6.
 TERIMA KASIH!! Sesuai Lamaran Yg Anda Kirim Via Email: tora_depthrd@yahoo.com Kami Dr Pihak Penyeleksian Utk Penemptan PT.SUGITY CREATIVES..
Memutuskan Bhw Anda Telah Lulus Dlm Tahap Seleksi Pertama. D'Harap Saudara/i.. Datang Ke~PT.TRINANDA INDORECA "JL.CHAIRIL ANWAR,RUKO PERKANTORAN KALIMAS BLOK A, NO.3A, KEL.MARGAHAYU BEKASI TIMUR.~Guna Mengikuti Proses Interview Dan Pengisian Formulir Posisi OPERATOR PRODUKSI.Hrp Bw Srt Lamaran(CV) "D'Amplop Lamaran Tulis Up.Bpk: TORA HRD" D'tnggu Khadirannya Pd Hr :SENIN,24 JUNI,Pukul : 08.00-14.00 WIB.Bertemu Bpk.TORA HRD.

Hrp Bls OK!! Apabila Siap Datang?

7. (089685937472)
SELAMAT MALAM!! Data diri Anda telah kami Terima via email, dan Anda lulusdalam tahap seleksi Data ,berikut adl:PANGGILAN INTERVIEW kerja u/ Anda Bag. Operator Pruduksi di PT.SHOWA

Untuk proses selanjutnya Bawa Lamaran ke kantor seleksi pada hari: seni, 24 juni 2013 pkl 09.00-12.00 wib

alamat seleksi : jln. chairil anwar ruko kalimas blok.A.NO.3A, Margahayu, bekasi timur bertemu dengan Ibu Debrun=>dept HRD

best regards

8.

Selamat pagi,
menanggapi lamaran dan SMS data diri anda, Mengenai lowongan posisi OPERATOR PRODUKSI, Kami informasikan untuk datang langsung dengan membawa lamaran lengkap pada :
Selasa, 25 Juni 2013
waktu : 09.00-16.00
bawa lamaran lengkap, bertemu bpk SATRIA
di Kantor Aula Media Patroli
Jl. Gedong panjang raya no.8,Pekojan,Jakarta Barat

Rute :Dari stasiun/halte busway Jakarta Kota, naik Ojek, turun di BRI Kopi,jalan lewat jembatan sekitar 20m. sampaikan pada securty/receptionis mau bertemu Bpk Satria.

Harap balas sms ini bisa datang atau tidak.(Posisi Terbatas)Terimakasih

Demikian tips dalam mewaspadai penipuan di dunia kerja,mudah2an bermanfaat dan slalu waspada..

07.05  beDOY  253 comments

Read More